中粮云飞票答疑集锦——保管篇

本版内容主要为有关中粮云飞票系统常见操作技巧,问题解答,及电子发票相关经验交流。

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中粮云飞票答疑集锦——保管篇

帖子lssoft » 2021-09-30 10:39

1、电子专票如何存储保管?

答:电子专票存储保管更经济。电子专票采用信息化存储方式,与纸质专票相比,无需专门场所存放,也可以大幅降低后续人工管理的成本。此外,纳税人还可以从税务部门提供的免费渠道重新下载电子专票,防范发票丢失和损毁风险。


2、纳税人以电子发票报销入账归档的,应当注意哪些基本规定事项?

答:依据财会〔2020〕6号文规定,电子专票作为电子会计凭证的一种,同时满足下列条件的,可以仅使用电子专票进行报销入账归档:
  (1)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;
  (2)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;
  (3)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;
  (4)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)等要求。
采用电子专票进行报销、入账且本单位财务信息系统能导出符合国家档案部门规定的电子归档格式的,应当将电子专票与其他电子会计记账凭证等一起归档保存,电子专票不再需要打印和保存纸质件;不满足上述条件的单位,采用电子专票纸质打印件进行报销、入账的,电子专票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。


3、如何借助标准化手段支持会计核算系统对电子专票进行自动接收、识别和入账处理?

答:财政部即将出台电子发票入账数据标准,并将会同国家税务总局在部分企业开展试点,以进一步规范电子发票等电子凭证入账,方便受票方会计核算系统进行自动化的接收、识别和入账处理。


4、电子专票的纸质打印件能否单独作为报销入账归档依据使用?

答:不能。根据财会〔2020〕6号的规定,各单位无论采用何种报销、入账方式,只要接收的是电子专票,则必须归档保存电子专票。单位如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子专票。


5、接收电子专票的单位,相关的纸质会计凭证该如何保管理?

答:接受电子专票的单位,如部分业务的报销、入账仍采用纸质凭证,该部分纸质凭证仍应按传统纸质会计档案的管理方法进行管理。


6、包括电子专票在内的各类电子发票应如何归档保存?

答:电子发票归档保存分以下几种情况进行:
  (1)已建立电子档案管理系统的单位,实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化(不包括纸质凭证扫描,下同),可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存,归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号);如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化,可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存;整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)。
  (2)无电子档案管理系统的单位,如实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化,可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存,编制档号,存储结构建议采取下图所示方式:
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同时,建立电子会计档案台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:
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02.png (5.01 KiB) 被浏览 137763 次

(3)如未实施会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化,电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存,存储结构建议采取下图所示方式:
03.png

同时,建立电子发票台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:
04.png
04.png (9.11 KiB) 被浏览 137763 次

  保存电子发票时,应当采用多重备份、定期检测等方法,保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。
lssoft
 
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